Les documents, le contenu et le savoir : la Gestion Électronique des Documents (GED) est un outil qui assure la numérisation des documents avec, pour la plus usitée, la gestion du courrier entrant dans les grandes entreprises.

Les techniques de la reconnaissance optique des caractères, les mots clés et la performance des moteurs de recherche sont des technologies d’aide à l’organisation du contenu et les prémices de l’intelligence artificielle.

La gestion du savoir implique l’intervention de plusieurs acteurs, l’élaboration de processus, la maîtrise de la pédagogie et l’enchainement d’étapes successives et progressives. J’aborderai ce thème, avec force de détail, dans l’avant-dernier chapitre « l’entreprise de demain ».

Information portable ou quérable 

Désormais, avec les TIC, l’information est quérable lorsqu’elle est à la disposition de l’utilisateur, lequel est contraint d’aller la chercher au bon endroit. C’est la plus usitée et les cybersurfeurs ou les netsurfeurs ne me démentiront pas. Elle est portable quand elle est communiquée directement aux destinataires et dans la plupart des cas, on propose au client un abonnement sur les thématiques de son choix. Aujourd’hui, la presse s’est organisée pour offrir des forfaits à ses lecteurs pour qu’ils accèdent à plusieurs quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

 

La toile se tisse et la maille s’affine :

L’état des lieux mondial se résume en quelques données :

• 6,2 Milliards d'ordinateurs sont en service selon un bilan réalisé en 2021,

• 5,19 Mds d’abonnés possèdent un téléphone portable.

Le commerce électronique, en France, retrouve une croissance en 2021 et le chiffre d’affaires dépasse les 129 milliards d’euros. 

De nouvelles activités se développent et des métiers se créent, comme le designeur, l’expert en cybersécurité, le community manager(2), l’intégrateur web, et bien d’autres afin de gérer les data center ou cloud computing.

Actuellement, ce secteur est le plus dynamique avec un rythme de 35 000 embauches par an.

 

Les TIC, facteurs de modernisation de la productivité 

Parmi les différentes techniques les plus utilisées en entreprise, le Dessin Assisté par Ordinateur (DAO) a fait ses preuves. Les usagers n’envisagent plus un retour en arrière pour plusieurs raisons, et pour ne citer que les principales :

• La qualité de l’ouvrage réalisé est meilleure,

• Le graphisme et la méthodologie sont identiques pour tout le monde,

• Le gain de temps est considérable, car l’outil gère les fonctions répétitives,

• Le document se partage numériquement sans difficulté,

• Les métrés, les quantitatifs et les nomenclatures s’automatisent,

• Le travail s’effectue par couches successives,

• La conception en trois dimensions permet des visites virtuelles des locaux munis de leurs équipements. Cette technique a fait progresser les ventes dans l’aménagement et la décoration de la maison individuelle et des appartements.

 

Les TIC, facteurs d’accroissement de la rentabilité 

• La World Economic Forum (entretiens de DAVOS) confirme l’impact du numérique dans la rentabilité des entreprises qui en font usage, et parmi les progrès enregistrés, on peut souligner les suivantes :

• L’accroissement de la productivité du travail entraîne une réduction des coûts,

• Une meilleure conscience de l’environnement,

• Une amélioration de l’efficacité de la prise de décision, grâce à la veille stratégique,

• Une organisation moins hiérarchisée,

• Un partage de l’information et des connaissances,

• Une gestion des ressources humaines (recrutement, gestion des carrières, formation, e-learning),

• Un nouveau mode de vente multicanal avec les sites Web, le commerce électronique, et le clic and collect,

• Une diminution des coûts d’approvisionnement,

• Un développement de l’entraide grâce à l’implantation de plateformes collaboratives, des intranets et extranets,

• Un renforcement de l’image de marque de l’entreprise.

 

Les TIC vues par la jurisprudence : Négliger la mise en place des nouvelles technologies dans l’entreprise, est reconnu par la jurisprudence comme une faute au sens de l’article L. 624-2 du code du commerce (anc. art 180 de la loi du 25 janvier 1985) (CA Paris, 30 sept.1991 : bull. Joly, 1991, p.1041). Le lien de causalité entre la faute et l’insuffisance d’actif, doit être établi. Dans ce cas, le montant de la condamnation relève de l’appréciation des juges du fond qui tiendront compte de la gravité du manquement du dirigeant, et de son comportement (CA Rouen, 19 déc. 1991 : RJDA 1992, n° 520). J’ai utilisé ce moyen, car il se cumulait avec d’autres erreurs et griefs.

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Les TIC, facteurs de cohésion sociale 

1 — Les valeurs : avant d’exiger toute éthique, chacun doit respecter les principes fondamentaux. Le fil rouge, c’est la cordée vertueuse à organiser pour ouvrir la voie individuelle et collective à l’excellence. Dans cet ordre d’esprit, on peut envisager deux axes stratégiques pour le développement des TIC dans l’entreprise : les logiciels du marché, et les applications déployées en interne.

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2 — Les progiciels : ils s’articulent sur une contrainte réglementaire, avec, par exemple, la comptabilité générale, la paie. Ils se conçoivent aussi pour répondre aux besoins d’une filière professionnelle. Ils doivent être judicieusement choisis et techniquement compatible avec le dispositif en place. En effet, l’ergonomie, le paramétrage, l’accès et l’utilisation faciliteront l’adoption de l’outil par les équipes. Compte tenu de la complexité de certaines spécialités fonctionnelles, comme la gestion des rémunérations et les ressources humaines, l’externalisation des modifications substantielles par le fournisseur ou un prestataire aguerri est recommandée.

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3 — Les programmes « maisons » : ils doivent être conçus et structurés en fonction des valeurs, de l’organisation, de la culture et des métiers de l’entreprise. L’architecture informatique est capitale et le « patron » doit en être le garant. L’accès à l’information doit être libre et les mentalités de tous les acteurs doivent évoluer. Ainsi, chaque salarié pourra être en situation de responsabilité et d’autonomie et l’organisation mise en place doit répondre à ces nouvelles doctrines. Pour l’avoir précisé et répété à satiété, le contrôle est nécessaire ; il peut éviter bien des problèmes et il renforce la confiance.

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4 — De la complexité à la facilité : à partir des contraintes normatives et organisationnelles, le rôle du concepteur, en fonction du cahier des charges, est de soumettre aux utilisateurs des fonctionnalités simples. Le Workflow permet la modélisation et la gestion des processus, fait gagner du temps et garantit la reproductibilité. Comme les choses établies simples fonctionnent beaucoup mieux, tout doit s’accomplir avec la collaboration des salariés ; les astuces, les utilitaires, l’ergonomie, la présentation, la mise en page, le design et l’efficacité de la hot line concourent au succès. L’usager s’approprie ainsi l’outil, et l’apprentissage se réalise alors intuitivement, ludiquement et progressivement.

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5 — Le management du changement : il reste à élaborer les étapes et les soumettre aux collaborateurs avec prudence, explication et détermination. L’anticipation et la mesure des risques du décrochage individuelle et de rejet collectif du dispositif doivent faire l’objet d’une infinie précaution. Dans cette phase, la psychologie, la disponibilité, la pédagogie, et les compétences des personnes en charge de la hot line sont primordiales. Les bugs rencontrés seront rapidement corrigés, et les améliorations désirées seront intégrées, dans l’élaboration des versions postérieures.

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L’homme au centre du dispositif : nous sommes irrémédiablement rentrés dans une économie de réseaux dans laquelle l’ensemble des acteurs va accélérer et multiplier les échanges. Le partage de la connaissance, d’informations, la confrontation d’idées, et la création de tutoriels vont multiplier les chances de la réussite individuelle et collective, et instaurer un climat de confiance dans les relations. Voilà un moyen efficace d’inclusion et de cohérence sociale.

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2 - le community manager a pour mission de créer et d’animer des communautés dans le but de développer les relations avec ses publics (définition de Pôle emploi)

Un workflow se définit comme une séquence d’activités ou de tâches reliées entre elles qui sont réalisées pour atteindre un résultat particulier.

Service à la disposition des utilisateurs afin de les renseigner sur l’utilisation de logiciels ou de matériel, et de les dépanner.